Ante la necesidad de reglamentar el uso de grupos de trabajo en
Whatsapp, propongo el siguiente listado de normas que pueden ser
complementadas, suprimidas o modificadas mediante propuestas de modificación, puntuales
y argumentadas.
El reglamento está
dividido en dos grupos el primero Normas generales de convivencia digital, el
segundo normas para el debate y la toma de decisiones.
Capítulo 1. Normas
generales de Convivencia digital
Además del sentido
común, los buenos modales, la cortesía, el respeto, la consideración y la
tolerancia, estas son algunas reglas que debemos todos observar al
comunicarnos a través de la red cuando lo hacemos en grupos de trabajo.
1. Escriba como
si el grupo le estuviera mirando a los ojos. Nunca escriba nada que no
diría frente a frente a estas personas. Esta es tal vez la principal regla que
deba tener presente siempre.
2. Mantenga sus mensajes
personales a otros miembros en privado y envíe a la
lista sólo aquellos mensajes que desee compartir y sean de interés para
todos.
3. Mantenga sus comunicados
breves y al grano. No envíe mensajes largos o monopolice el grupo con
su tema. El procedimiento correcto es colocar un mensaje resumido con
los punto principales que queremos aportar y enviar
una URL al grupo para que los interesados puedan acceder a toda la
documentación, anexos, imágenes, etc o describa que para los
interesados puede enviar la documentación de forma directa en privado.
4. Al contestar
algún mensaje, deje alguna cita o mención para que se sepa
a qué mensaje se está refiriendo de las varios temas que
pueden haber abiertas en un mismo grupo.
5. Conozca y utilice
las caritas de expresión para ayudar a transmitir algunos
sentimientos, particularmente si está utilizando humor o sarcasmo. Nunca
conteste cuando esté enojado o molesto.
6. Respete las leyes
sobre Derechos Reservados.
7. Sea cuidadoso
con información personal o privada. No publique a la lista datos
de terceros (ej. dirección o número de teléfono)
8. Nunca cite ni
publique en público mensajes que le fueron enviados en privado sin
previo consentimiento.
9. Las letras MAYÚSCULAS se
pueden usar para enfatizar, pero NO escriba todo en mayúsculas
pues esto se interpreta en la red como que ¡USTED ESTA GRITANDO!
10. No utilice el
grupo para promocionar causas personales ó religiosas. Colombia es un
estado layco y se debe respetar igualmente a los que creen como a los que no
creen.
11. Sea tolerante: Traer asuntos
negativos al grupo, en general no resolverá nada y propiciará un clima de
debate estéril. Como norma “alabanzas y felicitaciones en
público. Críticas y desacuerdos en privado”.
12. En un grupo
quizás se pueda ofender a personas sin querer hacerlo, o tal
vez pueda malinterpretarse lo que otros dicen tomando
represalias cuando no fue lo que se quiso decir. Póngase en el lugar de los
demás y en su caso pida aclaraciones en privado.
13. Cuando alguien cometa
algún error sea bondadoso con él. Si el error es mínimo no sea
necesario mencionar nada, siempre piense dos veces antes de reaccionar.
14. Evite los saludos,
despedidas, muestras de gratitud, comentarios de aceptación, negación a título
personal, que no aporten nada al grupo. En los grupos numerosos si
se entra en estas rutinas el número de mensaje se dispara y se
hace muy complejo seguir el grupo.
15. Respetar horarios
del grupo, evite mandar mensajes a hora que puedan molestar a
otros miembros del grupo.
Capitulo 2. Normas para el debate y la toma de
decisiones.
1. Al igual que en un
debate físico debe existir la figura del moderador y la relator.
2. Horario: 8:am a 9:pm
3. La función primaria
del grupo es la de Informar sobre temas de trabajo
4. El moderador debe
categorizar los temas de debate en Nivel 1 y Nivel 2, entendiendo nivel 1 como
Decisiones o consultas de tipo organizativo y nivel 2 como decisiones o
consultas de carácter más profundas.
5. Para consultar
posiciones frente a un debate se debe verificar la participación mayoritaria,
como mínimo 70% de los miembros del grupo para que tenga legitimidad
6. Todos los debates en
el grupo deben ser anunciados con suficiente tiempo para garantizar el mayor número
participantes.
7. Los debates de Nivel
2 solo se harán en medio digital como último recurso, con previa aprobación de
mínimo 70% de los directivos.
8. Para toma de
decisiones (Voto) de Nivel 2 se debe especificar tiempos para la participación
que no deben ser inferiores a 12 horas
9. La Participación en
el grupo de nuevos miembros debe ser consultada con el administrador
10. El irrespeto
premeditado y reiterado a este reglamento será causal de expulsión del grupo
digital.
“Los grupos
digitales son herramientas excepcionales para trabajar, siempre y cuando los
integrantes piensen en el bien común del grupo”
Este reglamento
está construido con recopilaciones de diferentes Blogs y aportes personales, Se
autoriza su uso, distribución, modificación y divulgación siempre y cuando se
cite a autor.
ERNESTO JAVIER
FERNANDEZ TOVAR.
Twitter: @ErnestoJavierFT